MailMuse v309
vereintes postfach · ki
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Kundenanfragen / Stamm
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Beleg
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Mahnwesen
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🧭 Worum geht's?
KI-Zusammenfassung der Konversation
…
KI-Antwort generieren
Vorschau — wird nicht automatisch gesendet
KI-Modell:
…
basiert auf FAQ/Wissensbasis, deinem Stil & gelernten Antworten
Neue Nachricht
Senden über
An
Beleg Positionen & Adresse trägst du selbst ein (bekannter Kunde wird vorbefüllt).
Cc / Bcc
Cc (Kopie, mehrere mit Komma)
Bcc (Blindkopie — Empfänger sehen sich nicht)
Betreff
Nachricht
Anhänge (max. 15 MB gesamt)
🕘 Später senden (terminieren)
Datum
Uhrzeit (Berlin)
Zeit in Europa/Berlin. Standard: morgens 09:19 — fällt der Vorschlag aufs Wochenende (z. B. Freitagabend terminiert), springt er automatisch auf Montag 09:19.
Strg + Enter zum Senden · oder „Später senden" zum Terminieren · gesendete Antworten lernt die KI automatisch
Postfach hinzufügen
Projekt: —
Gmail
E-Mail
App-Passwort Gmail braucht ein App-Passwort, nicht dein normales. Erstellen unter myaccount.google.com/apppasswords (2-Faktor muss an sein).
Signatur für dieses Postfach
Website (für den Live-Check oben neben „verbunden")
Google Workspace 2
E-Mail
App-Passwort Zweites Google-Workspace-Postfach im selben Projekt. Braucht ein eigenes App-Passwort — erstellen unter myaccount.google.com/apppasswords (2-Faktor muss an sein).
Signatur für dieses Postfach
Website (für den Live-Check oben neben „verbunden")
Google Workspace 3
E-Mail
App-Passwort Drittes Google-Workspace-Postfach im selben Projekt. Braucht ein eigenes App-Passwort — erstellen unter myaccount.google.com/apppasswords (2-Faktor muss an sein).
Signatur für dieses Postfach
Website (für den Live-Check oben neben „verbunden")
Google Workspace 4
E-Mail
App-Passwort Viertes Google-Workspace-Postfach im selben Projekt. Braucht ein eigenes App-Passwort — erstellen unter myaccount.google.com/apppasswords (2-Faktor muss an sein).
Signatur für dieses Postfach
Website (für den Live-Check oben neben „verbunden")
Google Workspace 5
E-Mail
App-Passwort Fünftes Google-Workspace-Postfach im selben Projekt. Braucht ein eigenes App-Passwort — erstellen unter myaccount.google.com/apppasswords (2-Faktor muss an sein).
Signatur für dieses Postfach
Website (für den Live-Check oben neben „verbunden")
Google Workspace 6
E-Mail
App-Passwort Sechstes Google-Workspace-Postfach im selben Projekt. Braucht ein eigenes App-Passwort — erstellen unter myaccount.google.com/apppasswords (2-Faktor muss an sein).
Signatur für dieses Postfach
Website (für den Live-Check oben neben „verbunden")
läuft nur lokal auf deinem rechner
Automatik
Projekt: —
Auto-Mails aufräumen
Erkennt no-reply-Adressen, Newsletter, Benachrichtigungen und Mailinglisten und verschiebt sie in den Papierkorb. Echte Mails von Menschen bleiben in den Kundenanfragen.
Anfragen einordnen (KI)
Jede Kundenmail bekommt eine Kategorie (Angebot, Bestellung, Reklamation, Rechnung, Frage) und eine Priorität. Dringendes wird hervorgehoben. Erkennt auch „Handlung erforderlich" (Fotos, Dokumente, Rückruf).
Zahlungserinnerung automatisch
Für unbezahlte Rechnungen (Status „offen") wird nach der eingestellten Frist automatisch eine Zahlungserinnerung eingeplant — sie erscheint unter „Geplant" und ist dort vor dem Versand noch abbrechbar.
Nachfassen automatisch
Für offene Angebote (Status „offen") wird nach der eingestellten Frist automatisch ein freundliches Nachfassen eingeplant — es erscheint unter „Geplant" und ist dort vor dem Versand noch abbrechbar (falls der Kunde inzwischen doch geantwortet hat).
Autoresponder
Antwortet auf echte, ungelesene Mails — einmal pro Absender. Reklamationen werden nie automatisch beantwortet, sondern dir überlassen.
Betreff (leer = „Re: Originalbetreff")
Antworttext
✍ Verkaufsstil & Beispielantworten (empfohlen)
Füge ein paar deiner bisherigen, selbst geschriebenen Kundenantworten ein (am besten komplette Mails). Die KI übernimmt daraus Tonfall, Ansprache und Länge — so klingen Antworten wie von dir und sind immer auf den Verkaufsabschluss ausgerichtet (sie kopiert nichts, sondern geht individuell auf jeden Kunden ein).
🧠 Gelerntes Gedächtnis
Die KI merkt sich automatisch jede Antwort, die du an einen Kunden sendest (Signatur und zitierter Text werden dabei entfernt). Bei ähnlichen Anfragen orientiert sie sich dann eng an deinen bewährten Antworten — so musst du nicht alles wieder korrigieren. Automatisch versendete KI-Antworten werden bewusst nicht gelernt, damit die KI nicht aus sich selbst lernt. Hier kannst du das Gelernte ansehen und einzelne Einträge löschen.
neu
Empfänger Name
Empfänger E-Mail
Empfänger Adresse Freitext — auch Auslandsadressen (z. B. „Bahnhofstrasse 1, 8001 Zürich, Schweiz"). Fehlt/unklar → nur Hinweis, kein Zwang.
Kundennummer (optional)
Rechnungsnummer (optional — leer = automatisch)
Ansprechpartner (optional)
USt-IdNr. / Steuernummer Kunde (optional)
Datum
Zahlungsziel (Standard 3 Tage)
Footer-Kontakt (E-Mail & Domain im Beleg-Fuß)
Positionen
BeschreibungMengeEinheitEinzelpreisRabatt %Summe
Schickt ein Kunde die Artikel als Bild/Tabelle, hier hochladen — die erkannten Positionen werden ergänzt (bitte prüfen).
MwSt-Satz
Gesamtrabatt auf alle Positionen %
Zwischensumme0,00 €
Rabatt 0 %0,00 €
Netto0,00 €
MwSt 19 %0,00 €
Gesamt0,00 €
Vereinbarter Bruttopreis (optional):
Konditionen
= kostenloser Versand (Versandkosten = 0)
Versandkosten (netto €)
Zahlungsbedingung
Empfangskonto aus BD Pool *
Anschreiben
Stammdaten & Postfach
Projekt: —
Logo (klein oben in der Ecke des Dokuments)
Akzentfarbe
Beim Hochladen wird die Akzentfarbe automatisch aus dem Logo gepickt und dezent im Dokument-Design verwendet.
Firmenname
Absendername (E-Mail) — erscheint beim Empfänger als „Name <adresse>"; leer = Firmenname
Adresse (Straße/Nr.)
PLZ & Stadt
Mandantenbetreuer
Telefon
USt-IdNr.
Steuer-Nr.
Geschäftsführung
Die E-Mail-Signaturen werden je Postfach gepflegt: Einstellungen → Postfächer.
Firmen-Stammdaten für Buchhaltung
BD Pool
Bankdaten / Empfangskonten · Projekt: —
Konten
Firmenkonto: Kontoinhaber ist die Firma (z. B. „Muster Bäder GmbH") — die Rechnung weist die Firma neutral als „Kontoinhaber" aus. Privatkonto: Vor- und Nachname. (Bei bestehenden Konten lässt sich die Anrede jederzeit auf „Firma" umstellen.)
IBANs werden auf Prüfziffer getestet
Einstellungen
Selten benötigte Einstellungen an einem Ort
Geschäft
Automatisierung
Team & Pflege
Darkmode
Dunkles Erscheinungsbild der Oberfläche.
🛠 Wartung
Server-Aktionen ohne PuTTY
Dienst
Postfach reparieren
Sperrliste
KI-Gedächtnis
Ausgabe 
Wähle oben eine Aktion.
Aus Sicherheitsgründen gibt es hier kein freies Befehlsfeld: Der Dienst läuft als root und das Panel ist öffentlich erreichbar — beliebige Befehle wären ein Vollzugriff auf den Server für jeden, der eine Sitzung kapert. Fehlt dir eine Aktion, sage Bescheid; sie wird als geprüfter Knopf ergänzt.
Bestandsliste
Projekt: — · 0 Artikel
Liste importieren — CSV einfügen oder aus Excel kopieren
Aktueller Bestand
Nr.BezeichnungPreisBestand
Kundenstamm
Projekt: — · 0 Kunden
Darkmode
# Firma / Name E-Mail Telefon Postfach Rechnungsadresse Bestellte Artikel To-Dos Angebotsdatum Rechnungsdatum Gesamtsumme Status
Änderungen werden automatisch gespeichert
Mitarbeiter & Zugänge
Logins anlegen und pro Projekt (Sheet) freigeben
Neuen Mitarbeiter anlegen
Benutzername
Anzeigename
Passwort
Rolle
Freigegebene Projekte (Sheets)
Bei Rolle „Admin" wird ohnehin alles freigegeben.
KI für Angebotstexte
Projekt: —
Anbieter
API-Schlüssel
Modell (optional)
OpenRouter-Schlüssel (optional) — als Ausweich-KI im Messenger Damit kannst du im Messenger bei „KI-Antwort generieren" einzeln auf OpenRouter umschalten, falls die Standard-KI schlecht antwortet.
Absendername im Anschreiben
Schlüssel bleibt lokal im Backend
Position bearbeiten
—
Bezeichnung
Menge
Einheit
Einzelpreis (€)
Rabatt % — leer lassen = Staffelrabatt automatisch Individueller Rabatt nur für diese Position. Leer = automatischer Staffelrabatt (5 % · ab 5.000 € 10 % · ab 10.000 € 15 % · ab 20.000 € 20 %).
Angehakt = 0 % MwSt nur für diese Position. Der Rest des Belegs nutzt weiter den normalen MwSt-Satz.
Enter = speichern
Antwort-Entwürfe
von der KI verfasst — prüfen, anpassen, freigeben
Wissensbasis
Projekt: —
Fakten, die die KI für Antworten nutzen darf Die KI nutzt für konkrete Angaben nur diese Fakten und erfindet nichts. Fehlt etwas, kündigt sie eine Rückmeldung an. Hier hinterlegte Fakten gehen bei jeder Antwort mit — anders als per Chat „beigebrachtes" Wissen, das nur situativ passt. Gut für Dauer-Fakten (z. B. Produktzustand, Garantie, Versand, Zahlung).
gilt für KI-Antworten und Vorlagen
Antwort-Vorlagen
Projekt: —
FAQ — Wissen für KI-Antworten
Projekt: —
Aus Excel / CSV importieren
Zeilen einfügen — je Zeile: Frage, dann Antwort (Trennzeichen wird erkannt)
FAQ nur für dieses Projekt
🌐 Projektübergreifendes Wissen
Gilt für ALLE Projekte. Wird bei jeder deiner Antworten automatisch gelernt (🤖) — hier sicht- und korrigierbar.
passende Einträge werden je Kundenmail automatisch genutzt
Bilanz
Projekt: — · heute
🧠 Gelernte Antworten
Bewährte Antworten, an denen sich die KI orientiert
Buchhaltung
offene Forderungen: 0,00 €
Wiedervorlage
Projekt: —
Kontakte
Projekt: —